Istilah Dasar
Teknik : Metode atau sistem mengerjakan sesuatu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002)
Rapat : Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002), pada umumnya muncul keputusan.
Teknik Rapat : Metode membicarakan sesuatu yang menghasilkan keputusan bersama.
Ciri-Ciri Rapat yang Baik
Ada pemberitahuan, etisnya melalui surat, diberikan empat atau tujuh hari sebelum rapat di mulai. Menerangkan segala hal (5w, IH).
Menentukan jenis rapat, rapat pimpinan, rapat pleno, atau dan seterusnya.
Ada lobi – lobi ke banyak pihak mensosialisasikan ide dan gagasan yang hendak diputuskan/ditetapkan.
Ada agenda, tata tertib, materi dengan baik (tersusun rapi, kalau perlu dibagikan).
Ada catatan yang runut
Pelaksanaan rapat tepat waktu dan sesuai urutan agenda, tidak menyeleweng ke mana – mana.
Pimpinan rapat bisa bijaksana dan tegas
Ada keputusan bersama yang dikerjakan bersama
Minimal konflik.
Perlengkapan Rapat
• Ruangan / tempat dan alat
• Sumber daya manusia (pengurus/pimpinan/anggota)
• Agenda rapat
• Tata tertib
• Materi rapat
• Kemampuan rapat
• Keputusan
• Logistik rapat
• Notulen
Ruangan / tempat dan alat
• Diperlukan tempat yang representatif, demi suasana kondusif untuk menghasilkan keputusan yang baik.
• Tempat rapat : bisa di gedung sekretariat, kantor, hotel dan lain sebagainya sesuai dengan anggaran yang disediakan.
• Alat – alat pendukung mesti disediakan, seperti sound sistem dan lain sebagainya
Sumber Daya Manusia (Pengurus/Pimpinan/Anggota)
• Pimpinan : bijaksana dan tegas memimpin rapat. Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk aktif. Mengarahkan pada agenda sidang dengan runut dan sistematis. Bersama peserta rapat memutuskan dan menetapkan hasil – hasil rapat.
• Sekretaris : terampil mendokumentasikan hasil – hasil rapat dalam notulen.
• Anggota/peserta : terampil mengemukakan pendapat atau argumentasi, sehingga forum bisa dipengaruhi.
Ciri – Ciri Peserta Rapat ;
• Aktif
• Pasif
• Solutif
• Perusak
• Pendamai
• Pandai berbicara, lemah aksi
• Pasif berbicara, lemah aksi
• Dll.
Agenda rapat
• Tertulis jelas agenda rapat yang disepakati untuk dibicarakan secara sistematis.
• Misal agenda rapat :laporan pertanggungjawaban ketua dan pembuatan program dan pemilihan ketua baru.
• Hal itu kemudian diperinci lebih detail susunannya agar memudahkan rapat.
Tata Tertib
• Tata tertib digunakan untuk mengatur dan memperlancar rapat.
• Setidaknya tidak menyimpang dari Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga/Statuta lembaga.
Materi Rapat
• Perlu dipersiapkan dengan matang, misal laporan tertulis yang dinilai valid.
• Ada baiknya ketika berangkat rapat tidak dengan kepala kosong, semetinya sudah mempersiapkan materi secara mendalam, ini untuk mengantisipasi pertanyaan dari beberapa pihak.
Kemampuan Rapat
• public speaking yang bisa diandalkan.
• berkawan
• mempengaruhi pandangan umum
• menguasai materi
• berargumentasi dengan berbasis data yang valid.
• menggiring rapat bisa sesuai agenda rapat atau tidak sesuai rapat.
• Kemampuan mendengarkan dengan baik
• berempati dengan sesama
• Menguasai trik-trik rapat, metode walk out, mengulur waktu, memanaskan suasana, membubarkan rapat, dan lain sebagainya. (cara – cara di atas sebaiknya digunakan seperlunya saja jika kondisi benar – benar membutuhkan.)
• Di samping itu kita mesti bisa menciptakan rapat yang kondusif.
Keputusan
• Diharapkan setiap rapat menghasilkan keputusan yang perlu ditindaklanjuti.
• Keputusan perlu dilaksanakan sesuai dengan rencana
• Untuk itu diperlukan komitmen tinggi peserta rapat.
Logistik Rapat
• Untuk menjaga vitalitas tubuh diperlukan sejumlah makanan dan minuman yang bervitamin dan lain – lain…
Notulen
• Ada baiknya sebelum pertemuan dan sesudah pertemuan dibacakan ringkasan notulen.
• Notulen dibuat sebagai catatan / bukti acara dilangsungkan.
Istilah-Istilah Rapat
• Quorum
Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga rapat bisa dilaksanakan.
• Skors
Rapat sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi.
• Negosiasi
Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.
• Lobi
Kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam kaitannya dengan perihal penting, misal pemungutan suara menjelang pemilihan ketua organisasi.
• Floor / forum
Bisa tempat/suasana pertemuan untuk bertukar pendapat.
• Musyawarah untuk mufakat
Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.
• Voting
Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.
• One man one vote
satu orang satu suara
• Aklamasi
Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.
• Interupsi
penyelaan atau pemotongan (pembicaraan, pidato dls)
• Interruption point of order
Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan atas pokok persoalan yang dibahas.
• Interruption point of information
Menyela pembicaraan, sembari mohon informasi yang sebenarnya, atau tertinggal.
• Interruption point of clearance
Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan/membenarkan arus pembicaraan yang dirasa salah/melenceng.
• Interruption point of privilege
Menyela pembicaraan supaya rapat membersihan nama baik atas sesuatu yang negatif terjadi pada orang / lembaga tertentu dalam rapat.
• Deadlock
rapat berhenti tanpa keputusan karena terjadi silang pendapat yang tajam.
• Mandataris Tunggal
Seorang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.
• Mandataris Jamak
Beberapa orang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.
• Walk out
keluar sidang dengan maksud dan tujuan tertentu.
• Keputusan
segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam
• Ketetapan
Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum keluar dan ke dalam.
• Minderheidsnota
Catatan dalam notulen yang menyebutkan siapa-siapa yang kalah suara apa alasan dan sebabnya
• Notulen / Notula
Catatan mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
• Notulis
Orang yang melakukan pencatatan dalam pertemuan
• Notulensi
Hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan rapat.
• Team verifikasi
Beberapa orang yang bertugas memeriksa laporan dengan kenyataan di lapangan.
• Panitia Ad Hoc
Beberapa orang yang diberi kuasa sementara untuk melakukan tugas sementara, dalam rangka mempersiapkan segala hal terkait munculnya ketetapan baru, misal ketua baru dll.
• Laporan diterima
Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum.
• Laporan ditolak
Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata banyak ketidaksesuasian dan tidak bisa diterima forum.
• Laporan diterima dengan catatan
Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum, namun dengan catatan yang mesti dipenuhi dalam tempo waktu tertentu
• Ketua Demisioner
Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut, diserahkan kepada panitia ad Hoc yang pada akhirnya diberikan pada ketua terpilih.
• Ketua Terpilih
Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.
• Pandangan Umum
Pada umumnya diadakan dalam sidang/rapat besar, ini disampaikan wakil atau delegasi kelompok tertentu dalam menanggapi suatu pernyataan / pidato pertangungjawaban.
• Delegasi
Utusan dari kelompok yang mewakili dalam sidang/rapat. Bisa seorang atau lebih.
Silakan kalau menambahi sendiri, terima kasih...Materi ini pernah dipresentasikan di beberapa kelompok.
Diposkan oleh K A R Y A D I
